El trabajo híbrido y la productividad

Los líderes y los equipos que dirigen están experimentando con nuevas maneras de trabajar, tanto a corto plazo durante la COVID-19 como a largo plazo de cara a un mundo pospandémico. Los ejes del trabajo están pivotando simultáneamente, tanto en términos de lugar como de tiempo, y los líderes están diseñando formas híbridas de colaboración que tienen pocos precedentes. Esto es difícil y, como es de esperar, causa confusión. ¿Cuál es el grado de flexibilidad adecuado respecto a dónde y cuándo trabajan las personas? ¿Qué estrategias son las más efectivas? Hay CEOs que creen que, en el futuro, el trabajo tendrá lugar en “cualquier sitio”, mientras que otros piden a sus empleados que regresen a los espacios de la oficina central. Algunos se están adaptando a maneras flexibles de gestionar los horarios, mientras que otros exigen que su personal esté disponible de 9 a 17h.

Para encontrar el camino correcto, los líderes deben comprender los ejes del trabajo híbrido (las ventajas y las desventajas de dónde y cuándo se trabaja) y alinearlos para que fomenten la energía, la concentración, la coordinación, y la cooperación necesarias para ser productivos.

A continuación, descubriremos cuatro principios emergentes acerca del trabajo híbrido: usar el espacio de la oficina para amplificar la cooperación, convertir el trabajo desde casa en una fuente de energía, aprovechar el tiempo asincrónico para potenciar la concentración y emplear el tiempo de trabajo sincrónico para tareas que requieran coordinación.

 

Los ejes del trabajo híbrido: el lugar y el tiempo

Históricamente, el lugar de trabajo de mucha gente ha sido la oficina. Separada del espacio personal y equipada con todo el mobiliario y la tecnología necesarios para que las personas hagan su trabajo de manera eficiente, la oficina ha sido un lugar de encuentro, donde la gente se reúne con un objetivo principal: trabajar.

Durante la COVID-19, esto ha cambiado drásticamente. Para muchas personas, el trabajo ahora se sitúa en sus espacios personales (sus hogares), mientras que otros trabajan en cafeterías, sedes locales como oficinas satélite menores o espacios de trabajo compartidos de uso flexible, o en combinaciones diversas de ubicaciones remotas.

Pero el lugar no es el único eje que está pivotando. Ahora hay mucha flexibilidad en cuanto al tiempo, en cuanto a los períodos en los que las personas participan activamente en el trabajo. El tiempo está siendo reorganizado a medida que los horarios se extienden, invadiendo lo que antes era tiempo “privado”, y las personas realizan trabajo en horarios personales que podrían corresponder al cuidado de familiares y amigos, a tomarse un tiempo para mantenerse saludable y en forma o incluso a la capacitación profesional. Entra en juego el tiempo cronológico (basado en un horario específico, por ejemplo, de 9 a 17h); el tiempo sincrónico vs asincrónico (la medida en que coinciden los horarios de los colegas), y el control del tiempo (el grado de autonomía que se puede ejercer sobre las horas de trabajo).

 

El objetivo es la productividad

Para garantizar que un plan de trabajo híbrido funciona, los líderes deben construir un contexto de lugar y de tiempo que potencie, y que no deteriore, la productividad. Al hacerlo, deben tener en cuenta los elementos de la productividad que son particularmente sensibles a estas variables:

• Lo esencial del trabajo productivo empieza con la energía. En la mayoría de los empleos, las personas son más productivas cuando experimentan una vitalidad y bienestar positivos, y su productividad se agota cuando están exhaustas o estresadas y sus hábitos de trabajo se vuelven poco saludables.
• El siguiente elemento esencial para muchos trabajos en los que hay que enfocarse en una tarea es la concentración. Cuando el contexto, es decir, el lugar y el tiempo del trabajo, permite que las personas se concentren, pueden ser muy productivas. Su concentración sale perjudicada cuando el contexto les distrae y su atención se dispersa.
• Más allá de estos aspectos del trabajo independiente, están aquellas tareas que requieren trabajo en equipo. Hay tareas que exigen una coordinación significativa entre los demás. Cuando la gente puede alinearse entre sí con fluidez, puede centrarse en sus objetivos y ser eficiente; cuando esta alineación no funciona, los equipos se fragmentan y desarticulan.
• Luego están los trabajos y tareas que exigen que los equipos cooperen y compartan activamente ideas, de manera que puedan imaginar e innovar. Cuando los contextos de lugar y tiempo crean barreras para la cooperación, la productividad puede verse perjudicada; las personas pueden desarrollar resistencias y pueden surgir conflictos internos.

Las decisiones sobre el lugar y el tiempo conllevan contrapartidas. Por ejemplo, con respecto al lugar, trabajar en una oficina ayuda a la cooperación, porque los colegas están en mejores condiciones para construir relaciones de confianza cara a cara, pero también puede agotar la energía si implica un largo desplazamiento y pasarse horas sentado delante de un escritorio. Respecto al tiempo, las horas de trabajo definidas e inflexibles facilitan la coordinación, ya que el tiempo de los compañeros se puede sincronizar fácilmente, pero minan la concentración porque no se adaptan a los ritmos individuales.

Lo que estas contrapartidas significan es que, si bien los aspectos del trabajo híbrido tienen el potencial para potenciar la productividad, deben diseñarse con un nivel de intencionalidad respecto al lugar y el tiempo que no se suele practicar en los sistemas de trabajo tradicionales, donde ambos aspectos están fijados. Esta intencionalidad implica comprender los impulsores cruciales de la productividad, necesarios para muchos trabajos (como la capacidad de concentración), y el contexto de trabajo que mejor puede potenciar esos impulsores, a la vez que tenemos presentes las contrapartidas. Abordar estas decisiones de diseño, de manera que permitan que la productividad crezca, será crucial a la hora de afrontar los desafíos económicos derivados de la pandemia.

 

Los nuevos principios del lugar y del tiempo

Tras un 2020 complicado, ¿cómo van a afrontar las empresas el 2021? En todo el mundo, ya hay organizaciones que están construyendo rápidamente prácticas y procesos que les permiten utilizar el trabajo híbrido para acentuar los elementos de la productividad (energía, concentración, coordinación y cooperación). Otras están afinando procedimientos que han sido sus prácticas de gestión características desde hace años. Visto en conjunto, estamos presenciando el emerger de unos nuevos principios para un lugar de trabajo productivo. Están diseñando soluciones a corto plazo para los desafíos que plantea la COVID-19, a la vez que miran hacia el futuro para asegurarse de que construyen prácticas que resultarán sostenibles.

 

Principios del lugar

Diseñar la oficina para la cooperación

Estar en la oficina es esencialmente una actividad social. De hecho, muchos trabajadores, después de un tiempo trabajando desde casa, querían volver a la oficina porque echaban de menos el contacto social y la cooperación cara a cara que comporta estar en un espacio compartido con compañeros.

A medida que las empresas empiecen a recomendar o exigir que los empleados regresen a las oficinas, será importante aprovechar al máximo esta experiencia. Eso significará crear un lugar donde la cooperación y la interacción puedan funcionar al máximo en este momento que la COVID-19 sigue siendo una preocupación y, a largo plazo, a medida que el trabajo híbrido se convierta en la norma.

Hacer del teletrabajo una fuente de energía

Uno de los resultados abrumadoramente positivos de trabajar desde casa durante la pandemia es que las personas pueden reasignar el tiempo que antes dedicaban a desplazarse a actividades que aumentan su energía física (a través del ejercicio y el ocio) y su energía emocional (pasando tiempo con familiares y amigos). Muchas personas que trabajan desde casa también están aumentando su energía al pasear por los parques, comer alimentos caseros saludables y establecer vínculos más estrechos con sus vecinos. Dicho esto, a las personas con niños pequeños les resulta difícil gestionar los límites entre ser empleado y ser padre/madre. Para que el teletrabajo siga siendo una fuente de energía a largo plazo, hace falta mucha intencionalidad en las expectativas, tanto por parte de los empleados como de las empresas.

 

Principios del tiempo

Permitir que el tiempo asincrónico potencie la colaboración

Hay algunos trabajos en los que la concentración es un factor primario de la productividad. Elaborar un horario que permita a los empleados desconectarse durante cinco horas seguidas para concentrarse, en un momento que se ajuste a sus ritmos de energía naturales, puede ser enormemente beneficioso, tanto si se hace en un espacio de la empresa como personal. Para estas personas, los horarios asincrónicos son ideales.

A modo de ejemplo, una importante consultoría americana se construyó en base a ofrecer a su gente las herramientas para trabajar en tareas complejas que requieren una profunda concentración, creatividad y claridad. La directora ejecutiva explicó que, para estar concentrado y ser productivo, todos pueden definir y controlar su tiempo en términos de cuándo (y cuánto) trabajan. De esta manera, un trabajador puede decidir que su tiempo máximo de concentración es de veinte horas a la semana, mientras que otros pueden aspirar a más. Partir de un pacto inicial de tiempo y tareas asegura que el trabajo no se expandirá hasta ocupar todo el tiempo. También implica que las personas puedan trabajar a su propio ritmo. Para muchos empleados de esta compañía, ser dueños de su tiempo es una verdadera fuente de liberación.

Hacer que el tiempo sincronizado sea la base de la coordinación

Si bien algunas tareas se realizan mejor cuando las personas pueden concentrarse y trabajar por su cuenta, otras requieren la coordinación en tiempo real de los proyectos con diálogo y comentarios inmediatos.

Por lo general, el tiempo sincronizado ocurre naturalmente porque las personas están en el mismo lugar al mismo tiempo. Pero los avances tecnológicos han permitido diseños de tiempo sincronizados que son independientes del lugar y donde es posible crear oportunidades para tener interacciones virtuales fructíferas en tiempo real.

 

 

Mirando hacia el futuro

Cada organización tendrá que hacer su propia lluvia de ideas sobre cómo aumentar la energía, la concentración, la coordinación y la cooperación para que el trabajo híbrido sea productivo. Sugerimos que los líderes tengan en cuenta estas cuatro recomendaciones:

1. No precipitarse: las preferencias individuales tardarán en quedar claras. Ve con cuidado y no tomes decisiones prematuras que tengan efectos a largo plazo; deja tus opciones abiertas.

 

2. Tener presentes las contrapartidas: al diseñar nuevas formas de trabajar, estate preparado para las desventajas de cada modelo (trabajar desde casa aumentará la energía, pero también dificultará la cooperación, por ejemplo). Gestionar estas contrapartidas exige creatividad para plantear alternativas viables.

 

3. Decidirse a experimentar: hay muchas cosas que aún no sabemos. Es crucial estar dispuesto a asumir riesgos.

 

4. Fomentar las habilidades de liderazgo necesarias para gestionar las preferencias: la variedad de combinaciones de tiempo y lugar que son posibles requerirá líderes altamente competentes y motivados, comprometidos con hacer que todo esto funcione. También un grado de intencionalidad que no era necesario en las prácticas laborales tradicionales. Para los líderes, eso significa ser empáticos y escuchar las necesidades individuales y, al mismo tiempo, ser creativos en el desarrollo de soluciones.

 

 

Gratton, Lynda (2021, enero). Cuatro principios para garantizar que el trabajo híbrido sea trabajo productivo | Harvard Deusto las revistas. Recuperado 13 enero, 2021, de https://www.harvard-deusto.com/cuatro-principios-para-garantizar-que-el-trabajo-hibrido-sea-trabajo-productivo