Gestión del cambio: Cómo elaborar un plan enfocado a resultados

La gestión del cambio es una disciplina empresarial relativamente joven, todavía en proceso de desarrollo y madurez, formada por una serie de ámbitos de conocimiento distintos, y aplicable a una amplia base de situaciones.

El cambio no es nuevo, y gestionarlo para tener éxito tampoco lo es. Muchas veces, lo hacemos sin conocer una disciplina que nos indique el camino. En el mejor de los casos, lo hemos gestionado con empatía, mano izquierda, comunicación y tiempo. Pero, demasiado a menudo, también lo hemos gestionado utilizando la fuerza de la jerarquía, el poder y el miedo. Sin olvidar que, en muchas ocasiones, hemos contado con la contribución imprescindible y gratuita del deseo de las personas de hacer las cosas lo mejor posible y ofrecer un buen desempeño. Sin embargo, hoy en día, todo esto ya no es suficiente.

El precio de gestionar el cambio a base de fuerza, un poco de intuición, algo más de mano izquierda y mucha confianza en que las personas harán lo correcto ofrece unos niveles de eficiencia deficientes y genera un coste enorme. Estas ineficiencias se cifran en términos de beneficios de proyectos que no se consiguen ni total ni parcialmente, retrasos no contemplados, trabajo innecesario, costes externos imprevistos, deterioro de la imagen personal y empresarial y malestar o sufrimiento de las personas. sin embargo, este coste ha permanecido oculto; de alguna forma, el sistema empresarial ha permitido estas ineficiencias, que han quedado absorbidas por la cuenta de explotación y, a menudo, a costa del mayor esfuerzo y menor bienestar de las personas.

 

Instrumento de intervención estratégica rápida (SIGE) enfocado a resultados

Como ha sucedido tan a menudo en la historia de la gestión empresarial, son las grandes empresas y corporaciones las que desarrollan enfoques y metodologías innovadoras que, posteriormente, deben simplificarse y adaptarse para su utilización eficiente en organizaciones con menor complejidad y tamaño. Este es también el caso de las metodologías en gestión del cambio.

En este artículo, el autor presenta SIGE, un marco de actuación de intervención rápida que ordena, sistematiza y aporta lógica y proceso a la elaboración de un Plan de Gestión del Cambio. Este instrumento simplifica la identificación de acciones pertinentes y eficaces, aporta mecanismos de seguimiento y evaluación del cambio y facilita la ejecución de las acciones necesarias para contribuir decisivamente a conseguir los resultados esperados.

Los principales atributos que la distinguen de otros recursos o metodologías son:

Orientada a resultados: su estructura metodológica y las herramientas para hacerla operativa incluyen la identificación de objetivos y resultados, así como su evaluación mediante indicadores. Las acciones que se diseñan y proponen están orientadas a estos resultados.

Simplicidad: su sencillez de comprensión y aplicación se hace imprescindible para su utilización en realidades organizacionales de no tan alta complejidad.

Naturalidad: SIGE facilita una comprensión natural de su lógica interna a través de la secuencia stakeholder-impacto-brecha (gap)-acción (estrategia).

Comunicabilidad: la estructura sencilla en cuatro pasos consecutivos y una lógica natural hacen su comunicación fácil y accesible y posibilitan que se recuerde con igual facilidad.

SIGE es más que un enfoque o marco metodológico: su lógica inherente aporta una estructura conceptual orientada a proveer un primer enfoque y comprensión ante una situación de cambio, lo que la hace una herramienta estratégica. Además, su sencillez le aporta una gran potencia o fuerza de diagnóstico y acción, a la vez que la hace una herramienta de implementación rápida. La definición de objetivos como parte de la misma permite que se enfoque a resultados.

 

Stakeholder, impacto, gap y estrategia

El acrónimo SIGE responde a las siglas de stakeholder, impacto, gap y estrategia. Se refiere a los cuatro ámbitos con los que hay que trabajar para construir un diagnóstico de la situación de cambio y una planificación de las acciones que se deben realizar para gestionarlo adecuadamente.

‘Stakeholders’: personas o grupos de personas que se ven afectadas o pueden afectar a la situación de cambio. Se clasifican según su interés (positivo o negativo) en el cambio y su capacidad de incidir (positiva o negativamente) en él. Es un concepto que va más allá de los meros usuarios o del personal afectado directamente.

Impacto: consiste en un análisis completo de la afectación que la situación de cambio concreta tiene en la organización. considera aspectos tan dispares como los procesos, los sistemas, los valores y comportamientos, los beneficios y la proyección externa, entre otros.

Gap (brecha): consiste en identificar el punto actual inicial de cada stakeholder y el punto final al que se quiere llegar tras una óptima implementación del cambio. Consiste también en identificar y describir la brecha existente entre estos dos puntos.

Estrategia: se refiere a las acciones que hay que realizar para cada stakeholder (o grupo de stakeholders) para completar el gap y facilitar la transición de estos desde el punto inicial al final.

 

¿Qué se consigue con esta herramienta?

La implantación de la herramienta o metodología SIGE aporta los siguientes resultados inmediatos (outputs):

Diagnóstico: una comprensión más amplia y profunda de la situación de cambio, con mayor detalle en muchos aspectos importantes, tales como las personas a las que afecta y el tipo de afectación. Este mejor diagnóstico aclara y facilita el diseño de acciones pertinentes y eficientes. Tomemos el ejemplo de una organización sanitaria que desarrolla un proyecto de atención remota, en el que incorpora a la lista de stakeholders al colectivo de personal asistente que debe dar soporte a los usuarios directamente afectados (determinados médicos y sanitarios) en sus tareas habituales, pues sin ellos no podrán coordinar sus nuevas tareas con las ya existentes. También, incorpora a miembros del Departamento de Comunicación interna de la entidad para dar un soporte comunicativo eficiente desde el inicio del proyecto.

Plan de acción: listado de acciones que pueden realizarse para facilitar la transición de cada stakeholder desde la situación actual a la situación deseada (que es la que se corresponde con la implantación plena del cambio). El tipo de recursos que se pueden utilizar para diseñar el plan de acción varía mucho según el tipo de organización y el tipo de cambio o innovación que se desea implantar.

Indicadores clave (KPIs): la evaluación del cambio es clave para poder gestionarlo. La frase “Lo que no se puede medir no se puede gestionar” es aplicable aquí. Sin embargo, la experiencia muestra que no es todavía una práctica habitual trabajar con rigor en indicadores específicos para evaluar la gestión del cambio. La excepción se da en los entornos en los que la gestión del cambio es ya una capacidad bien integrada como herramienta de gestión.

 

Con todo, el instrumento estratégico que nos ofrece el autor sistematiza y aporta lógica y proceso a la elaboración de un Plan de Gestión del Cambio, simplifica la identificación de acciones pertinentes y eficaces, aporta mecanismos de seguimiento y evaluación y facilita la ejecución de las acciones necesarias para contribuir decisivamente a conseguir los resultados marcados. Pero, sobre todo, es una herramienta para garantizar que la organización consigue los beneficios esperados con el cambio.

 

Cos Codina, Joan (2021, julio). Cómo elaborar un plan de gestión del cambio enfocado a resultados | Harvard Deusto Business Review. Recuperado 6 julio, 2021, de https://www.harvard-deusto.com/como-elaborar-un-plan-de-gestion-del-cambio-enfocado-a-resultados