Equipos de trabajo virtuales: Comportamientos efectivos

La actual situación que atraviesa el mundo generada por la alarma del COVID-19 ha hecho replantear a las compañías más tradicionales sus modelos y procesos de trabajo. En esta línea, y para ofrecer el mejor servicio/producto, es más necesario que nunca el trabajo en red y, en consecuencia, la gestión de equipos de trabajo virtuales.

Cuando hablamos de equipos de trabajo virtuales, hacemos referencia a un “nuevo” tipo de equipo de trabajo compuesto por un grupo de profesionales que trabajan persiguiendo una meta común, pero cuyos miembros no se encuentran físicamente en un mismo sitio, sino que se encuentran en distintos puntos geográficos. Si bien es cierto que para la mayoría de organizaciones es algo repentino, muchas multinacionales ya habían introducido este sistema por la naturaleza de sus proyectos y colaboradores.

El principal objetivo de este modelo de trabajo es aunar las ventajas del trabajo en equipo con los beneficios que brindan las nuevas tecnologías. Para ello, es importante que todos los miembros del grupo desarrollen una serie de comportamientos indispensables para el avance del equipo.

Conocer el objetivo y los roles 

Asegurar que todos los colaboradores conocen el objetivo, sus mecanismos de consecución, plazos de entrega y seguimientos. Es clave dejarlo claro desde un buen inicio para que no haya desviaciones, haciendo recordatorios periódicos vía la herramienta de comunicación digital. Por otro lado, dejar registradas las ideas en la herramienta para que puedan ser valoradas o retomadas por otros en cualquier momento también ayuda, así como mantener una actualización recurrente de las tareas e informar de los progresos.

Generar confianza vía objetivos 

Demostrar conocimiento, no desde una posición de jerarquía, sino de positivismo hacia el equipo. De la misma manera, cumplir con los compromisos acordados y reconocer las fortalezas y áreas de mejora, propias y ajenas (sinceridad y honestidad), anticipando problemas y ayudando cuando sea necesario con proactividad y colaboración. Asimismo, es importante monitorizar los progresos con un sistema de aplicación de objetivos accesible para todos los colaboradores.

Participación activa

La proactividad y las ganas de avanzar y mejorar son elementos intrínsecos para que cualquier equipo de trabajo, virtual o no, goce de buena salud. Para ello, es clave establecer relaciones personales sanas y duraderas, reduciendo la distancia emocional causada por la separación geográfica, y dotar a la comunicación de un equilibrio entre la exigencia y el compañerismo. Es recomendable preparar reuniones no demasiado largas, ajustadas a la herramienta, estructuradas y ordenadas.

Priorizar los intereses del grupo 

Poseer una adecuada visión estratégica y global de la compañía, teniendo claros tanto los objetivos individuales como los de negocio. De la misma manera, tener clara la función, la dependencia jerárquica (si la hubiera) y el proceso de reporting, así como la priorizacion de tareas que más beneficien al grupo.

Uso de tecnología 

La tecnología es el vehículo que nos permite, por un lado, adaptar los procesos a las nuevas necesidades y, por otro, ser más eficientes. En este sentido, es necesario escoger la herramienta más apropiada para cada caso y situación y conocerla en profundidad para sacarle el máximo provecho posible. Para integrarla en el día a día del equipo de trabajo, hay que “vender” la herramienta en busca de su homogeneización, a la vez que asegurarse que es compatible con otros sistemas presentes.

La gestión, por tanto, de los equipos de trabajo virtuales es la clave principal del éxito de los proyectos. No hay que permitir que la distancia física impida que el equipo sea capaz de cumplir los objetivos trazados, autoadministrarse, automotivarse, apoyarse mutuamente para el logro de metas comunes, aceptar críticas y proponer mejoras.